Vem är bokföringsskyldig?
Bokföringsskyldigheten följer av bokföringslagen (1999:1078). Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga – även ett vilande bolag utan en enda transaktion. Enskilda näringsidkare är bokföringsskyldiga för sin näringsverksamhet.
Det finns alltså ingen nedre gräns i omsättning där skyldigheten upphör. Ett litet företag har samma grundläggande krav på sig som ett stort, även om de förenklade regelverken gör arbetet lättare.
Verifikationen är utgångspunkten
Varje affärshändelse ska styrkas av en verifikation: ett kvitto, en faktura, ett bankbesked eller ett annat underlag. Verifikationen ska gå att koppla till den bokförda posten och tvärtom, så att en utomstående kan följa kedjan. Det brukar kallas verifieringskedja, och det är den som gör bokföringen granskningsbar.
En verifikation behöver normalt innehålla när den upprättades, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp det rör sig om och vilken motpart som är inblandad.
När ska det bokföras?
| Typ av händelse | Senaste tidpunkt |
|---|---|
| Kontanta in- och utbetalningar | Normalt senast påföljande arbetsdag. |
| Övriga affärshändelser | Så snart det kan ske efter att underlaget finns. |
| Mindre företag, förenklad regel | Under vissa förutsättningar senast 50 dagar efter utgången av det kvartal då händelsen inträffade. |
Oavsett vilken gräns som gäller för dig är det sällan en bra idé att ligga nära den. Ju längre efterhand du bokför, desto svårare blir det att minnas vad en utgift faktiskt avsåg.
Hur länge ska underlagen sparas?
Räkenskapsinformation ska bevaras i ordnat och överskådligt skick i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både bokföringen och de underlag som ligger bakom den.
Digitala kvitton. Sedan den 1 juli 2024 får ett pappersunderlag som förts över till digital form förstöras direkt, förutsatt att den digitala versionen innehåller all information från originalet och bevaras under hela arkiveringstiden. Tidigare krävdes att papperet sparades i tre år.
Bokföringsmetod
Du väljer mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden. Kontantmetoden får användas av företag med en nettoomsättning som normalt håller sig under tre miljoner kronor, och innebär att fakturor bokförs först när de betalas. Faktureringsmetoden innebär att fakturan bokförs redan när den skickas eller tas emot.
Använder du kontantmetoden måste obetalda fordringar och skulder ändå bokas upp vid räkenskapsårets slut, så att bokslutet visar en fullständig bild.
Bokslut och årsredovisning
Räkenskapsåret ska avslutas. Vad det innebär beror på företagsform och storlek:
- Aktiebolag och ekonomiska föreningar ska upprätta en årsredovisning och skicka in den till Bolagsverket. För aktiebolag gäller senast sju månader efter räkenskapsårets utgång.
- Mindre enskilda firmor kan i många fall nöja sig med ett förenklat årsbokslut.
- Handelsbolag avslutar med årsbokslut eller årsredovisning beroende på storlek och delägarkrets.
Om det blir fel
En bokförd post får inte raderas. Upptäcker du ett fel rättar du det med en rättelseverifikation som visar vad som ändrats och varför. Det är hela poängen med att bokföringen ska vara oföränderlig – den som granskar i efterhand ska kunna se både felet och rättelsen.
Observera. Texten är en översikt. Regler, belopp och tidsgränser ändras över tid – stäm av mot Bokföringsnämnden, Skatteverket och Bolagsverket innan du fattar beslut som rör ditt företag.