Att tänka på
Några saker är värda att ha klart för sig redan från start:
- Allt ska med. Samtliga affärshändelser – inkomster såväl som utgifter – ska bokföras. Det är inget du väljer själv, utan ett lagkrav.
- Håll isär ekonomierna. Blanda aldrig ihop företagets pengar med dina privata. Det är särskilt lätt att slarva med om du är ensam i bolaget, och det är just då det blir som mest rörigt att reda ut i efterhand.
- Välj bokföringsmetod medvetet. Kontantmetoden innebär att fakturan bokförs först när den betalas – enkelt och ofta tillräckligt för mindre företag. Faktureringsmetoden innebär att du bokför fakturan när den skickas eller tas emot, och sedan även när betalningen sker. Den senare ger en mer rättvisande bild av läget.
- Spara underlagen. Varje bokförd post behöver en verifikation som styrker den, och räkenskapsinformationen ska bevaras i ordnat skick under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?
| Kontantmetoden | Faktureringsmetoden | |
|---|---|---|
| När bokförs affärshändelsen? | En gång, vid betalningen. | Två gånger: vid fakturan och vid betalningen. |
| Arbetsinsats | Mindre – färre poster att hantera. | Större – men löpande koll på fordringar och skulder. |
| Passar | Mindre verksamheter med få fakturor. | Företag som vill ha en rättvisande bild under året. |
| Vid räkenskapsårets slut | Obetalda fakturor måste ändå bokas upp i bokslutet. | Fordringar och skulder finns redan på plats. |
Bokföringsprogram
Rent formellt går det att sköta bokföringen i en kolumndagbok där du för in varje transaktion för hand. I praktiken väljer de flesta ett bokföringsprogram i stället – dels för att det går snabbare, dels för att programmen är byggda efter de svenska reglerna och hjälper dig att hamna rätt.
Det finns gott om alternativ på marknaden, och de flesta erbjuder en provperiod innan du binder upp dig på en licens. Utnyttja den. Två saker väger tyngst när du jämför:
- Att du förstår programmet. Ett verktyg du tvekar inför blir ett verktyg du skjuter upp att använda.
- Att det finns support. Förr eller senare kör du fast på en post, och då är det värdefullt att kunna fråga någon.
Tänk också på stegen före själva bokföringen. Har du en tydlig och korrekt fakturamall, och en fungerande rutin för hur kund- och leverantörsfakturor tas emot och hanteras, så blir bokföringen betydligt enklare längre fram. Ordning i början sparar tid i varje efterföljande led.
Vem har ansvaret?
Ansvaret för att bokföringen sköts korrekt ligger hos dig som äger företaget. Det går inte att lämna ifrån sig – även om någon annan utför arbetet är det du som svarar för att det blir rätt.
Däremot går det utmärkt att ta hjälp. Saknar du kunskapen, eller helt enkelt tiden, kan du anlita en redovisningsbyrå som tar hand om bokföringen åt dig. Fördelen är att det blir rätt från allra första verifikationen, i stället för att behöva rättas upp i efterhand.